Hướng Dẫn Phòng Khám Nha Khoa
Chào mừng Quý Bác sĩ và Chủ phòng khám Nha khoa đến với cẩm nang Hướng Dẫn Vận Hành Cùng Trợ Lý Ảo iZZi 🙂.
Đặc thù của phòng khám nha khoa là:
- Mỗi ca điều trị cần thời gian và ghế máy riêng: Khám tổng quát (30 phút), cạo vôi răng (30 phút), tẩy trắng răng (60 phút), nhổ răng khôn (60 phút), chỉnh nha / siết niềng (30 phút). Trùng ghế hoặc trùng bác sĩ sẽ khiến bệnh nhân phải ngồi đợi, gây khó chịu.
- Khách hàng bắt buộc phải tái khám theo chu kỳ y khoa: Chỉnh nha định kỳ 30 ngày, tái khám implant, kiểm tra răng định kỳ 6 tháng một lần.
- Kết hợp bán sản phẩm chăm sóc răng chuyên dụng: Bàn chải điện (thay đầu sau 90 ngày), chỉ nha khoa (30 ngày), nước súc miệng và kem đánh răng chống ê buốt (45 ngày).
Dưới đây là các tình huống thực tế được sắp xếp theo đúng tuần tự trước sau của một phòng khám: từ kích hoạt hệ thống ban đầu, phân bổ bác sĩ, xếp lịch hẹn điều trị, xác nhận ca xong, đến tự động nhắc bệnh nhân tái khám và xem trước công việc mỗi ngày.
🚀 Bước 1: Kích Hoạt & Cài Đặt Ban Đầu
Phần tiêu đề “🚀 Bước 1: Kích Hoạt & Cài Đặt Ban Đầu”1. Kích hoạt phân hệ phòng khám nha khoa
Phần tiêu đề “1. Kích hoạt phân hệ phòng khám nha khoa”Bật phân hệ dịch vụ nha khoa kết hợp bán sản phẩm chăm sóc răng miệng.
- Kích hoạt đồng thời 2 phân hệ:
Quản lý dịch vụ nha khoavàBán lẻ sản phẩm chăm sóc răng - Bật cơ chế chống trùng ghế điều trị và chống trùng bác sĩ chuyên môn
- Khởi tạo bộ nhắc chu kỳ tái khám (niềng răng 30 ngày, cạo vôi răng 6 tháng) và chu kỳ hao mòn sản phẩm.
2. Thiết lập giờ mở cửa & Ghế điều trị
Phần tiêu đề “2. Thiết lập giờ mở cửa & Ghế điều trị”Khai báo khung giờ làm việc và năng lực tiếp nhận của phòng khám.
- Giờ hoạt động:
08:30 - 20:00(Tất cả các ngày trong tuần) - Quy mô tiếp nhận tối đa đồng thời:
03 bệnh nhân cùng lúc(tương ứng 3 ghế nha khoa).
3. Thêm Bác sĩ điều trị & Trợ thủ nha khoa
Phần tiêu đề “3. Thêm Bác sĩ điều trị & Trợ thủ nha khoa”Khai báo danh sách Bác sĩ, chuyên môn điều trị và ca làm việc.
- Lưu nhân sự:
Bs. Nguyễn Minh Tuấn(Chuyên môn: Chỉnh nha, Implant | Ca: 08:30 - 17:30) - Lưu nhân sự:
Bs. Lê Thu Hà(Chuyên môn: Tổng quát, Cạo vôi, Trám răng, Nhổ răng | Ca: 11:00 - 20:00) - Gán quy tắc điều phối: Bệnh nhân niềng răng tự động ưu tiên xếp Bs. Tuấn; ca tổng quát ưu tiên Bs. Hà.
4. Thiết lập bảng dịch vụ & Quầy sản phẩm nha khoa
Phần tiêu đề “4. Thiết lập bảng dịch vụ & Quầy sản phẩm nha khoa”Quy định thời lượng làm dịch vụ y tế và chu kỳ sử dụng của sản phẩm chăm sóc răng.
- Lưu 5 dịch vụ điều trị kèm thời lượng chuẩn (30 - 60 phút) để khóa ghế máy
- Lưu 3 sản phẩm chăm sóc răng kèm chu kỳ sử dụng ước tính (30 - 90 ngày)
- Thiết lập mốc tái khám chuẩn: Niềng răng (30 ngày), Cạo vôi răng (6 tháng).
📅 Bước 2: Đặt Lịch Hẹn & Chống Trùng Ghế / Bác Sĩ
Phần tiêu đề “📅 Bước 2: Đặt Lịch Hẹn & Chống Trùng Ghế / Bác Sĩ”5. Đặt lịch điều trị (Kiểm tra ghế trống và bác sĩ phụ trách)
Phần tiêu đề “5. Đặt lịch điều trị (Kiểm tra ghế trống và bác sĩ phụ trách)”Xếp lịch khám, hệ thống tự động kiểm tra giờ rảnh của Bác sĩ và ghế điều trị.
- Kiểm tra Bs. Tuấn lúc 09:00: Đang có ca trực, chưa có lịch hẹn 🟢
- Kiểm tra ghế điều trị: Ghế số 1 đang trống 🟢
- Ghi nhận lịch hẹn:
Đặng Thảo Vy - Tái khám chỉnh nha (09:00 - 09:30) - Bs. Nguyễn Minh Tuấn.
6. Cảnh báo trùng bác sĩ chuyên môn & Gợi ý khung giờ phù hợp
Phần tiêu đề “6. Cảnh báo trùng bác sĩ chuyên môn & Gợi ý khung giờ phù hợp”Khi bệnh nhân yêu cầu bác sĩ đang bận ca khác, hệ thống chặn trùng và đề xuất giờ rảnh gần nhất.
- Kiểm tra lịch Bs. Tuấn lúc 09:15: Đang có ca chị Thảo Vy (09:00 - 09:30) 🔴
Trùng Bác sĩ - Tìm khung giờ trống gần nhất của Bs. Tuấn:
09:30hoặc10:00.
💳 Bước 3: Xác Nhận Điều Trị Xong & Bán Kèm Sản Phẩm
Phần tiêu đề “💳 Bước 3: Xác Nhận Điều Trị Xong & Bán Kèm Sản Phẩm”7. Báo bệnh nhân đã làm xong & Bán kèm sản phẩm chăm sóc
Phần tiêu đề “7. Báo bệnh nhân đã làm xong & Bán kèm sản phẩm chăm sóc”Xác nhận hoàn thành ca điều trị, kích hoạt chu kỳ tái khám tự động và lưu đơn bán bàn chải / chỉ nha khoa.
- Đổi trạng thái ca khám:
Đặng Thảo Vy - Đã hoàn thành(Ghế điều trị được giải phóng) - Ghi nhận doanh thu:
480.000đ (Dịch vụ 300k + Sản phẩm 180k)- Chuyển khoản - Lập lịch tái khám chỉnh nha: Đúng 30 ngày sau sẽ nhắc Chị gọi hẹn lịch
- Lập lịch nhắc sản phẩm: 30 ngày sau nhắc chỉ nha khoa, 42 ngày sau nhắc kem đánh răng.
8. Bệnh nhân hủy hẹn đột xuất (Giải phóng ghế máy)
Phần tiêu đề “8. Bệnh nhân hủy hẹn đột xuất (Giải phóng ghế máy)”Hủy lịch khi bệnh nhân bận việc đột xuất để nhận bệnh nhân cấp cứu hoặc khách vãng lai.
- Hủy lịch hẹn:
Trần Quốc Bảo (14:00 - 14:30) - Giải phóng ghế máy và thời gian rảnh của Bs. Thu Hà lúc 14:00 🟢
- Lưu lịch sử: Khách hủy do bận họp đột xuất.
📊 Bước 4: Báo Cáo Đầu Ngày & Nhắc Tái Khám Đúng Hẹn
Phần tiêu đề “📊 Bước 4: Báo Cáo Đầu Ngày & Nhắc Tái Khám Đúng Hẹn”9. Hỏi công việc hôm nay của phòng khám
Phần tiêu đề “9. Hỏi công việc hôm nay của phòng khám”Xem toàn diện lịch khám bệnh, bệnh nhân cần gọi tái khám và sinh nhật. Có 2 dạng hỏi:
Dạng 1: Hỏi cơ bản hôm nay (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)
Phần tiêu đề “Dạng 1: Hỏi cơ bản hôm nay (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)”Chủ phòng khám chỉ cần nhắn câu cơ bản, Trợ lý ảo iZZi sẽ tự động rà soát toàn bộ lịch điều trị và danh sách tái khám hôm nay.
- Rà soát lịch điều trị đã hẹn hôm nay:
5 lượt bệnh nhân - Kiểm tra trạng thái ghế điều trị và bác sĩ phụ trách từng ca
- Rà soát bệnh nhân chạm mốc tái khám y khoa và sinh nhật trong ngày.
Dạ, Em gửi Chị toàn bộ lịch khám điều trị và danh sách bệnh nhân cần gọi hôm nay ạ:
| Giờ hẹn | Bệnh nhân | Dịch vụ điều trị | Bác sĩ phụ trách | Trạng thái ghế |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 – 09:30 | Chị Đặng Thảo Vy | Tái khám siết niềng răng | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 10:00 – 11:00 | Anh Phạm Hoàng Khang | Tẩy trắng răng Laser | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
| 14:30 – 15:30 | Chị Vũ Mai Lan | Nhổ răng khôn hàm dưới | Bs. Lê Thu Hà | 🔴 Ghế 1 (Ca tiểu phẫu) |
| 16:00 – 16:30 | Bác Lê Văn Thịnh | Khám tư vấn Implant | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 18:00 – 18:30 | Chị Nguyễn Bích Ngọc | Cạo vôi răng đánh bóng | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
- 🎂 Sinh nhật bệnh nhân hôm nay: Chị Vũ Mai Lan (gợi ý tặng voucher giảm 20% gói vệ sinh răng miệng cho người thân).
- 📞 Bệnh nhân đến mốc cần gọi nhắc tái khám:
- Anh Đỗ Hải Đăng: Đã đúng 30 ngày kể từ lần siết niềng trước, Chị nên gọi nhắc anh qua kiểm tra lực siết mắc cài.
- Chị Ngô Phương Thảo: Đã tròn 6 tháng kể từ lần cạo vôi răng trước, Chị nhắn tin mời chị qua lấy cao răng định kỳ để bảo vệ men răng.
Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem (Sản phẩm & Vật tư sắp hết)
Phần tiêu đề “Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem (Sản phẩm & Vật tư sắp hết)”Hỏi đầy đủ công việc hôm nay kết hợp kiểm tra các mặt hàng nha khoa sắp hết tại phòng khám.
- Truy vấn toàn bộ lịch khám, sinh nhật, bệnh nhân cần gọi tái khám hôm nay
- Kiểm tra dữ liệu vật tư tiêu hao nha khoa và quầy bán lẻ chạm ngưỡng an toàn.
Dạ, Em gửi Chị toàn bộ công việc hôm nay và danh sách vật tư nha khoa sắp hết cần chuẩn bị ạ:
| Giờ hẹn | Bệnh nhân | Dịch vụ điều trị | Bác sĩ phụ trách | Trạng thái ghế |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 – 09:30 | Chị Đặng Thảo Vy | Tái khám siết niềng răng | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 10:00 – 11:00 | Anh Phạm Hoàng Khang | Tẩy trắng răng Laser | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
| 14:30 – 15:30 | Chị Vũ Mai Lan | Nhổ răng khôn hàm dưới | Bs. Lê Thu Hà | 🔴 Ghế 1 (Ca tiểu phẫu) |
| 16:00 – 16:30 | Bác Lê Văn Thịnh | Khám tư vấn Implant | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 18:00 – 18:30 | Chị Nguyễn Bích Ngọc | Cạo vôi răng đánh bóng | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
- 🎂 Sinh nhật bệnh nhân hôm nay: Chị Vũ Mai Lan (gợi ý tặng voucher giảm 20% gói vệ sinh răng).
- 📞 Bệnh nhân cần gọi nhắc tái khám:
- Anh Đỗ Hải Đăng: Tái khám siết niềng (sau 30 ngày)
- Chị Ngô Phương Thảo: Cạo vôi răng định kỳ (sau 6 tháng).
- 📦 Vật tư và sản phẩm chăm sóc răng sắp hết cần nhập thêm:
- Thuốc tẩy trắng răng Laser chuyên dụng: Còn 2 tuýp (hôm nay có ca của anh Khang)
- Hộp chỉ nha khoa sợi tơ: Còn 2 hộp (quầy bán lẻ)
- Đầu bàn chải điện thay thế: Còn 3 vỉ
10. Báo đã gọi cho bệnh nhân tái khám (Khách chốt lịch thứ Bảy)
Phần tiêu đề “10. Báo đã gọi cho bệnh nhân tái khám (Khách chốt lịch thứ Bảy)”Xác nhận kết quả cuộc gọi để Trợ lý ảo iZZi không nhắc đi nhắc lại.
- Đánh dấu:
Đỗ Hải Đăng đã liên hệ thành công(Xóa khỏi danh sách nhắc hôm nay) - Đặt lịch hẹn mới:
Đỗ Hải Đăng - Siết niềng răng - Bs. Tuấn - 09:30 Thứ Bảy - Khóa ghế điều trị số 1 lúc 09:30 thứ Bảy tới.
11. Xem trước công việc ngày mai của phòng khám
Phần tiêu đề “11. Xem trước công việc ngày mai của phòng khám”Xem trước lịch bệnh nhân điều trị ngày mai để trợ thủ chuẩn bị sẵn dụng cụ và thuốc men. Có 2 dạng hỏi:
Dạng 1: Hỏi cơ bản ngày mai (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)
Phần tiêu đề “Dạng 1: Hỏi cơ bản ngày mai (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)”Chủ phòng khám chỉ cần nhắn câu cơ bản, Trợ lý ảo iZZi sẽ tổng hợp đầy đủ công việc ngày mai theo quy tắc.
- Truy vấn lịch điều trị ngày mai:
5 ca bệnh nhân - Bệnh nhân sinh nhật ngày mai:
Anh Trịnh Quang Huy - Bệnh nhân đến hạn nhắc tái khám ngày mai:
Chị Bùi Thảo Linh (sau nhổ răng khôn 7 ngày để cắt chỉ) - Không nhắc lại anh Hải Đăng vì Chủ phòng khám đã xếp lịch sáng thứ Bảy.
Dạ, lịch trình làm việc và điều trị ngày mai của phòng khám mình như sau ạ:
| Giờ hẹn | Bệnh nhân | Dịch vụ điều trị | Bác sĩ phụ trách | Trạng thái ghế |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 – 09:30 | Chị Lê Thanh Hương | Trám 2 răng hàm sâu | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 10:30 – 11:30 | Anh Nguyễn Đình Trọng | Cấy trụ Implant số 6 | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🔴 Ghế Phẫu thuật (10:30–11:30 kín) |
| 14:00 – 14:30 | Chị Trần Kim Oanh | Cạo vôi răng định kỳ | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
| 15:30 – 16:00 | Chị Đào Mỹ Hạnh | Tái khám siết niềng răng | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 17:30 – 18:30 | Anh Trịnh Quang Huy | Tẩy trắng răng Laser | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
- 🎂 Sinh nhật ngày mai: Anh Trịnh Quang Huy (trùng hợp có lịch tẩy trắng răng lúc 17:30, gợi ý chúc mừng trực tiếp và tặng 1 tuýp kem chống ê buốt Sensodyne).
- 📞 Bệnh nhân cần gọi nhắc tái khám ngày mai:
- Chị Bùi Thảo Linh: Đã 7 ngày sau ca nhổ răng khôn, nhắc chị qua phòng khám để Bác sĩ kiểm tra vết thương và cắt chỉ nhẹ nhàng.
Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem ngày mai (Sản phẩm & Vật tư sắp hết)
Phần tiêu đề “Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem ngày mai (Sản phẩm & Vật tư sắp hết)”Chủ phòng khám nhắn kèm nội dung mở rộng để kịp chuẩn bị vật tư phẫu thuật hoặc thuốc men cho ngày mai.
- Truy vấn toàn bộ công việc ngày mai theo quy tắc điều trị nha khoa
- Kiểm tra dữ liệu vật tư phẫu thuật cấy Implant và sản phẩm quầy thuốc sắp hết.
Dạ, Em gửi Chị toàn bộ lịch trình ngày mai và danh sách vật tư cần chuẩn bị trước ạ:
| Giờ hẹn | Bệnh nhân | Dịch vụ điều trị | Bác sĩ phụ trách | Trạng thái ghế |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 – 09:30 | Chị Lê Thanh Hương | Trám 2 răng hàm sâu | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 10:30 – 11:30 | Anh Nguyễn Đình Trọng | Cấy trụ Implant số 6 | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🔴 Ghế Phẫu thuật (10:30–11:30 kín) |
| 14:00 – 14:30 | Chị Trần Kim Oanh | Cạo vôi răng định kỳ | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
| 15:30 – 16:00 | Chị Đào Mỹ Hạnh | Tái khám siết niềng răng | Bs. Nguyễn Minh Tuấn | 🟢 Ghế 1 (Đúng giờ) |
| 17:30 – 18:30 | Anh Trịnh Quang Huy | Tẩy trắng răng Laser | Bs. Lê Thu Hà | 🟢 Ghế 2 (Đúng giờ) |
- 🎂 Sinh nhật ngày mai: Anh Trịnh Quang Huy (có lịch lúc 17:30, gợi ý chúc mừng và tặng quà kem Sensodyne).
- 📞 Bệnh nhân cần gọi nhắc tái khám ngày mai:
- Chị Bùi Thảo Linh: Cắt chỉ sau 7 ngày nhổ răng khôn.
- 📦 Vật tư phẫu thuật và sản phẩm sắp hết cần lưu ý:
- Trụ Implant Straumann chuẩn: Còn 1 trụ (ngày mai cấy cho anh Đình Trọng lúc 10:30)
- Gel bôi gây tê bề mặt: Còn 1 tuýp
- Kem đánh răng Sensodyne phục hồi: Còn 2 tuýp
Nếu Quý khách cần tư vấn nghiệp vụ, hướng dẫn vận hành, thiết lập hệ thống hoặc giải đáp bất kỳ thắc mắc nào trong mọi lĩnh vực, hãy quét mã QR Zalo bên dưới để kết nối trực tiếp với đội ngũ iZZi: 🙂

Đội ngũ iZZi sẵn sàng đồng hành, tư vấn giải pháp, hướng dẫn sử dụng bot và hỗ trợ Quý khách 24/7 trên tất cả các ngành nghề & nghiệp vụ.