Hướng Dẫn Nghiệp Vụ Lĩnh Vực Dịch Vụ
Chào mừng Chủ tiệm đến với cẩm nang Nghiệp Vụ Lĩnh Vực Dịch Vụ cùng Trợ lý ảo iZZi 🙂.
Mô hình kinh doanh dịch vụ (Nail, Spa, Salon tóc, Thẩm mỹ, Dưỡng sinh, Massage, Phòng khám, Thú cưng…) có cốt lõi vận hành xoay quanh thời gian của nhân sự, bàn ghế giường phục vụ và thời lượng của từng gói dịch vụ.
Dưới đây là các tình huống thực tế Chủ tiệm nhắn tin với Trợ lý ảo iZZi mỗi ngày theo đúng trình tự vận hành của tiệm để công việc luôn trôi chảy và tuyệt đối không bao giờ bị trùng lịch:
🚀 Bước 1: Kích Hoạt & Cài Đặt Ban Đầu
Phần tiêu đề “🚀 Bước 1: Kích Hoạt & Cài Đặt Ban Đầu”1. Kích hoạt phân hệ quản lý dịch vụ
Phần tiêu đề “1. Kích hoạt phân hệ quản lý dịch vụ”Kích hoạt để Trợ lý ảo iZZi nắm giữ toàn bộ lịch hẹn, ca thợ và phòng ốc của tiệm.
- Kích hoạt phân hệ:
Nghiệp vụ dịch vụ (Booking & Staff Management) - Bật bộ kiểm soát chống trùng lịch (Conflict Prevention) theo thời gian thực
- Khởi tạo bảng điều phối thợ rảnh / bận.
2. Thiết lập giờ mở cửa và khung giờ nhận khách
Phần tiêu đề “2. Thiết lập giờ mở cửa và khung giờ nhận khách”Xác lập thời gian tiệm bắt đầu đón khách và thời điểm kết thúc ca làm trong ngày.
- Lưu khung giờ mở cửa:
09:00 – 20:00 - Kích hoạt cảnh báo tự động nếu khách đặt lịch bắt đầu hoặc kết thúc sau 20:00.
3. Thêm bảng giá dịch vụ kèm thời gian làm chuẩn
Phần tiêu đề “3. Thêm bảng giá dịch vụ kèm thời gian làm chuẩn”Quy định số phút thực hiện cho từng gói để Bot tự động tính giờ kết thúc khi xếp lịch.
- Lưu bảng dịch vụ:
4 gói dịch vụ - Thời lượng thực hiện chuẩn:
30p, 60p, 90p, 120p - Lưu bảng giá niêm yết phục vụ báo cáo doanh thu.
👥 Bước 2: Nhân Sự & Ca Làm Việc
Phần tiêu đề “👥 Bước 2: Nhân Sự & Ca Làm Việc”4. Thêm nhân viên kỹ thuật và phân ca làm
Phần tiêu đề “4. Thêm nhân viên kỹ thuật và phân ca làm”Gán từng kỹ thuật viên với các gói dịch vụ làm được và khung giờ làm việc mỗi ngày.
- Lưu nhân sự 1:
Lê Thanh Lan (09:00–18:00)- Tay nghề: Tiêu chuẩn, Chuyên sâu, Toàn diện - Lưu nhân sự 2:
Nguyễn Thảo Vy (11:00–20:00)- Tay nghề: Nhanh, Tiêu chuẩn - Sẵn sàng kiểm tra ca làm khi nhận lịch hẹn.
5. Thợ xin nghỉ sớm đột xuất và chuyển lịch cho thợ khác
Phần tiêu đề “5. Thợ xin nghỉ sớm đột xuất và chuyển lịch cho thợ khác”Khi nhân viên báo bận, Bot lập tức khóa ca và kiểm tra xem có lịch hẹn nào bị ảnh hưởng không.
- Cập nhật ca làm việc:
Lê Thanh Lannghỉ sớm lúc16:00 - Rà soát lịch hẹn: Phát hiện 01 lịch lúc
16:30(Gói tiêu chuẩn của chị Mai) - Tìm phương án thay thế:
Nguyễn Thảo Vyđang làm ca chiều và rảnh lúc 16:30, làm được gói tiêu chuẩn.
📅 Bước 3: Đặt Lịch, Chống Trùng & Tiếp Đón Khách
Phần tiêu đề “📅 Bước 3: Đặt Lịch, Chống Trùng & Tiếp Đón Khách”6. Đặt lịch hẹn mới cho khách cũ
Phần tiêu đề “6. Đặt lịch hẹn mới cho khách cũ”Chủ tiệm nhắn đặt lịch tự nhiên, Trợ lý ảo iZZi tự động cộng thời gian dịch vụ và xác nhận giờ kết thúc.
- Khách hàng:
Trịnh Bảo Châu - Dịch vụ:
Gói dịch vụ chuyên sâu (90 phút) - Thời gian:
14:00 – 15:30 hôm nay - Nhân sự:
Lê Thanh Lan(khung giờ 14:00–15:30 hoàn toàn trống) - Khóa ca, chống trùng lịch thành công.
7. Cảnh báo trùng lịch và gợi ý phương án thay thế
Phần tiêu đề “7. Cảnh báo trùng lịch và gợi ý phương án thay thế”Khi vô tình đặt trùng vào giờ thợ đang bận khách khác, Bot sẽ từ chối và đề xuất phương án phù hợp.
- Kiểm tra khả dụng: Phát hiện
Trùng lịch (Conflict) - Nguyên nhân: Thanh Lan đang làm Gói chuyên sâu cho chị Bảo Châu từ
14:00 đến 15:30 - Gợi ý 2 phương án:
- PA 1: Dời sang
15:30khi Lan làm xong - PA 2: Giao choNguyễn Thảo Vyđang rảnh lúc 14:30.
8. Tìm khung giờ rảnh đón khách vãng lai (Walk-in)
Phần tiêu đề “8. Tìm khung giờ rảnh đón khách vãng lai (Walk-in)”Khi có khách đến trực tiếp không hẹn trước, hỏi Bot ngay để biết thợ nào đang trống.
- Thời điểm kiểm tra:
11:00 hôm nay- Dịch vụ:60 phút - Rà soát lịch các thợ: - Lê Thanh Lan: Có lịch hẹn lúc 11:30 (không đủ 60 phút) - Nguyễn Thảo Vy: Vào ca lúc 11:00 và trống hoàn toàn đến 14:00.
- Kết luận:
Thảo Vy hoàn toàn khả dụng.
9. Khách báo hủy lịch hẹn (Giải phóng giờ thợ)
Phần tiêu đề “9. Khách báo hủy lịch hẹn (Giải phóng giờ thợ)”Khách bận việc xin hủy, báo Bot để trả lại giờ rảnh cho thợ đón khách khác.
- Cập nhật booking:
Hà Kim Ngân->Cancelled (Đã hủy) - Giải phóng khung giờ: Trả lại trạng thái
Trống lịchcho nhân viên - Cập nhật bảng điều phối thời gian thực.
10. Báo khách đã làm xong (Xác nhận hoàn thành dịch vụ)
Phần tiêu đề “10. Báo khách đã làm xong (Xác nhận hoàn thành dịch vụ)”Quan trọng: Báo hoàn thành để Bot chốt tiền và kích hoạt chu kỳ chăm sóc sau dịch vụ.
- Chuyển trạng thái:
Đã hoàn thành (Completed) - Ghi nhận doanh thu dịch vụ:
550.000đ - Kích hoạt đồng hồ chăm sóc khách hàng sau dịch vụ.
📊 Bước 4: Báo Cáo Lịch Trình Hôm Nay & Ngày Mai
Phần tiêu đề “📊 Bước 4: Báo Cáo Lịch Trình Hôm Nay & Ngày Mai”11. Hỏi công việc hôm nay của cơ sở dịch vụ
Phần tiêu đề “11. Hỏi công việc hôm nay của cơ sở dịch vụ”Xem toàn bộ lịch hẹn theo từng nhân viên, trạng thái thợ rảnh/bận và khách cần chăm sóc. Có 2 dạng hỏi:
Dạng 1: Hỏi cơ bản (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)
Phần tiêu đề “Dạng 1: Hỏi cơ bản (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)”Chủ tiệm chỉ cần nhắn câu cơ bản, Trợ lý ảo iZZi sẽ tự động gửi đầy đủ các công việc theo đúng quy tắc nghiệp vụ dịch vụ đã cài đặt trong hệ thống.
- Kích hoạt phần quản lý dịch vụ và ca thợ của cơ sở:
- Trích xuất toàn bộ lịch booking trong ngày hôm nay (kèm trạng thái 🟢 thợ rảnh / 🔴 kín lịch)
- Tra cứu sinh nhật khách hôm nay và khách chạm mốc chăm sóc sau dịch vụ
- Ghi nhận biến động ca làm việc (Thanh Lan xin về sớm từ 16:00).
Dạ, Em gửi Chị toàn bộ công việc hôm nay của cơ sở dịch vụ mình ạ:
📅 Lịch phục vụ hôm nay (6 lượt khách):
| Khung giờ | Khách hàng | Gói dịch vụ | Kỹ thuật viên | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| 09:30 – 10:30 | Chị Phương | Gói tiêu chuẩn | Thanh Lan | 🟢 10:30–11:30 Lan rảnh |
| 11:00 – 12:00 | Khách vãng lai | Gói tiêu chuẩn | Thảo Vy | 🔴 Kín ca |
| 11:30 – 12:30 | Chị Ngọc | Gói tiêu chuẩn | Thanh Lan | 🔴 Kín ca |
| 14:00 – 15:30 | Chị Bảo Châu | Gói chuyên sâu | Thanh Lan | 🔴 Kín ca (Lan về sớm lúc 16h) |
| 16:30 – 17:30 | Chị Mai | Gói tiêu chuẩn | Thảo Vy | 🔴 Nhận bàn giao từ ca Lan |
| 18:30 – 20:00 | Chị Trang | Gói chuyên sâu | Thảo Vy | 🔴 18:30–20:00 kín thợ |
🎂 Sinh nhật hôm nay:
- Chị Đỗ Thanh Vân (Chị nhớ gửi ưu đãi nhé).
📞 Khách đến mốc chăm sóc sau dịch vụ:
- Chị Hoàng Yến: Liệu trình sau 7 ngày
- Chị Mai Lan: Dịch vụ sau 21 ngày
Chị cần Trợ lý ảo iZZi hỗ trợ gì thêm không ạ? 🙂
Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem
Phần tiêu đề “Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem”Khi Chủ tiệm muốn xem thêm thông tin ngoài quy tắc cơ bản (ví dụ: kiểm tra vật tư tiêu hao hoặc sản phẩm chăm sóc sắp hết), Trợ lý ảo iZZi sẽ gửi đầy đủ công việc cơ bản cộng thêm nội dung được yêu cầu.
- Truy vấn toàn bộ công việc dịch vụ hôm nay theo quy tắc
- Kiểm tra dữ liệu vật tư và sản phẩm sử dụng trong các gói dịch vụ sắp hết.
Dạ, Em gửi Chị toàn bộ công việc hôm nay và thông tin vật tư, sản phẩm sắp hết tại cơ sở ạ:
📅 Lịch phục vụ hôm nay (6 lượt khách):
| Khung giờ | Khách hàng | Gói dịch vụ | Kỹ thuật viên | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| 09:30 – 10:30 | Chị Phương | Gói tiêu chuẩn | Thanh Lan | 🟢 10:30–11:30 Lan rảnh |
| 11:00 – 12:00 | Khách vãng lai | Gói tiêu chuẩn | Thảo Vy | 🔴 Kín ca |
| 11:30 – 12:30 | Chị Ngọc | Gói tiêu chuẩn | Thanh Lan | 🔴 Kín ca |
| 14:00 – 15:30 | Chị Bảo Châu | Gói chuyên sâu | Thanh Lan | 🔴 Kín ca (Lan về sớm lúc 16h) |
| 16:30 – 17:30 | Chị Mai | Gói tiêu chuẩn | Thảo Vy | 🔴 Nhận bàn giao từ ca Lan |
| 18:30 – 20:00 | Chị Trang | Gói chuyên sâu | Thảo Vy | 🔴 18:30–20:00 kín thợ |
🎂 Sinh nhật hôm nay:
- Chị Đỗ Thanh Vân (Chị nhớ gửi lời chúc mừng sinh nhật kèm voucher ưu đãi 20% nha Chị).
📞 Khách đến mốc chăm sóc sau dịch vụ:
- Chị Hoàng Yến: Liệu trình sau 7 ngày (hỏi thăm hiệu quả phục hồi và xếp lịch buổi tiếp)
- Chị Mai Lan: Dịch vụ sau 21 ngày (gợi ý chăm sóc định kỳ duy trì kết quả)
📦 Sản phẩm, vật tư dịch vụ sắp hết cần nhập thêm:
- Khăn trải giường dùng 1 lần: Còn 10 chiếc (ngày mai cần bổ sung thêm)
- Tinh dầu massage phục hồi 500ml: Còn 1 chai
Chị cần Trợ lý ảo iZZi hỗ trợ gì thêm không ạ? 🙂
12. Xem trước công việc ngày mai của cơ sở dịch vụ
Phần tiêu đề “12. Xem trước công việc ngày mai của cơ sở dịch vụ”Xem trước lịch thợ và khách đặt hẹn ngày mai để chủ động phân công ca kíp. Có 2 dạng hỏi:
Dạng 1: Hỏi cơ bản ngày mai (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)
Phần tiêu đề “Dạng 1: Hỏi cơ bản ngày mai (Chỉ cần 1 câu ngắn gọn)”Chủ tiệm chỉ cần nhắn câu cơ bản, Trợ lý ảo iZZi sẽ tổng hợp đầy đủ công việc ngày mai theo quy tắc.
- Truy vấn theo quy tắc ngày mai:
- Lịch booking ngày mai:
5 lượt khách đã chốt giờ - Khách sinh nhật ngày mai:
Chị Bùi Mai Phương - Khách đến mốc chăm sóc ngày mai:
Chị Trần Thu Thủy (sau 21 ngày).
Dạ, lịch trình ngày mai của cơ sở dịch vụ mình như sau ạ:
📅 Lịch phục vụ ngày mai (5 khách):
| Khung giờ | Khách hàng | Gói dịch vụ | Kỹ thuật viên | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| 09:30 – 10:30 | Chị Thùy Dương | Gói tiêu chuẩn | Thanh Lan | 🟢 Còn chỗ trống |
| 11:00 – 12:30 | Chị Bích Trâm | Gói toàn diện | Thanh Lan | 🔴 Kín thợ |
| 14:00 – 15:30 | Chị Thu Hằng | Gói chuyên sâu | Thảo Vy | 🔴 Kín thợ |
| 16:30 – 17:30 | Chị Ánh Tuyết | Gói tiêu chuẩn | Thảo Vy | 🔴 Kín thợ |
| 18:30 – 20:00 | Chị Kim Ngân | Gói chuyên sâu | Thanh Lan | 🔴 Kín thợ |
🎂 Sinh nhật ngày mai:
- Chị Bùi Mai Phương (gợi ý gửi lời chúc mừng sinh nhật).
📞 Khách đến hạn gọi chăm sóc:
- Chị Trần Thu Thủy (sau 21 ngày làm dịch vụ).
Chị cần Trợ lý ảo iZZi hỗ trợ gì thêm không ạ? 🙂
Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem ngày mai
Phần tiêu đề “Dạng 2: Hỏi thêm nội dung khác muốn xem ngày mai”Chủ tiệm nhắn kèm nội dung mở rộng (ví dụ: xem thêm vật tư, sản phẩm nào sắp hết để kịp chuẩn bị cho ngày mai).
- Truy vấn toàn bộ công việc ngày mai theo quy tắc dịch vụ
- Kiểm tra dữ liệu vật tư và sản phẩm chăm sóc sắp hết cần chuẩn bị trước.
Dạ, Em gửi Chị toàn bộ công việc ngày mai và danh sách sản phẩm, vật tư sắp hết cần lưu ý chuẩn bị ạ:
📅 Lịch phục vụ ngày mai (5 khách):
| Khung giờ | Khách hàng | Gói dịch vụ | Kỹ thuật viên | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| 09:30 – 10:30 | Chị Thùy Dương | Gói tiêu chuẩn | Thanh Lan | 🟢 Còn chỗ trống |
| 11:00 – 12:30 | Chị Bích Trâm | Gói toàn diện | Thanh Lan | 🔴 Kín thợ |
| 14:00 – 15:30 | Chị Thu Hằng | Gói chuyên sâu | Thảo Vy | 🔴 Kín thợ |
| 16:30 – 17:30 | Chị Ánh Tuyết | Gói tiêu chuẩn | Thảo Vy | 🔴 Kín thợ |
| 18:30 – 20:00 | Chị Kim Ngân | Gói chuyên sâu | Thanh Lan | 🔴 Kín thợ |
🎂 Sinh nhật ngày mai:
- Chị Bùi Mai Phương (gợi ý gửi lời chúc mừng sinh nhật kèm voucher ưu đãi gói dịch vụ).
📞 Khách đến hạn gọi chăm sóc:
- Chị Trần Thu Thủy: Sau 21 ngày làm dịch vụ (gợi ý gọi hỏi thăm trải nghiệm và mời chị đặt lịch làm mới).
📦 Sản phẩm, vật tư sắp hết cần chuẩn bị:
- Găng tay y tế hộp 100 cái: Còn 1 hộp
- Khăn trải giường dùng 1 lần: Còn 10 chiếc (ngày mai có 5 ca dịch vụ)
Chị cần Trợ lý ảo iZZi hỗ trợ gì thêm không ạ? 🙂
Nếu Quý khách cần tư vấn nghiệp vụ, hướng dẫn vận hành, thiết lập hệ thống hoặc giải đáp bất kỳ thắc mắc nào trong mọi lĩnh vực, hãy quét mã QR Zalo bên dưới để kết nối trực tiếp với đội ngũ iZZi: 🙂
Đội ngũ iZZi sẵn sàng đồng hành, tư vấn giải pháp, hướng dẫn sử dụng bot và hỗ trợ Quý khách 24/7 trên tất cả các ngành nghề & nghiệp vụ.